浅谈秘书如何做好信息工作

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摘要：信息工作是秘书工作的基础。面对繁杂的信息，秘书人员必须要具备一定的信息管理能力。本文分别从工作重点、工作能力、工作原则等几个方面探讨了秘书人员如何有效地开展信息工作。
关键词：秘书 信息工作 能力 原则
2008年9月15日10点，美国雷曼兄弟公司向法院申请破产保护，消息瞬间通过互联网传遍地球的各个角落。10点10分，德国国家发展银行通过计算机自动付款系统，向雷曼兄弟即将冻结的银行账户转账3亿欧元。德国国家发展银行在10分钟里上演了一场令人唏嘘的悲剧，3亿欧元有去无回。德国国家发展银行被媒体指责为迄今“德国最愚蠢的银行”。是什么导致了悲剧的发生？德国经济评论家哈恩说，在这家银行，上到董事长，下到操作员，没有一个人是愚蠢的，可悲的是，几乎在同一时间，每个人都开了点小差。其中董事会秘书史里芬和文员施特鲁克是涉及转账事件的两个秘书人员：史里芬在这关键的10分钟里，打电话给国际业务部催要风险评估报告，因电话占线而未果，打算一会儿再联系；施特鲁克的上司希特霍芬是负责处理与雷曼兄弟公司业务的高级经理，他嘱咐施特鲁克上网浏览新闻，“一旦有雷曼兄弟公司的消息就立即向我报告”。10点03分施特鲁克看到雷曼公司申请破产的网络新闻，马上跑到希特霍芬办公室，可上司不在，施特鲁克留了张便条离开。可见，信息不畅是导致德国国家发展银行决策失误的根本原因。秘书是组织信息工作的主要操手，这两名秘书人员对悲剧的发生有着不可推卸的责任。前者作为高级秘书，信息敏感度十分迟钝，缺少关注信息的主动性；后者虽及时获悉到实用信息，但却对其风险性评估不当，致使即时传达大打折扣，贻误了最佳时机。信息是领导决策的基础，是指导实践的依据，秘书如何做好信息工作是一个大课题。笔者拟就此问题谈一谈自己的理解，以与秘书朋友交流讨论。
一、秘书信息工作要与组织中心工作共脉跃动
办公室（或秘书处）是组织的综合工作部门，处于组织的中枢位置，上上下下、方方面面的工作任务，都需要做好统筹协调、督查反馈。“广以谋大局，始造而有大作为”。秘书必须要树立服务大局的理念，坚持把秘书工作放到组织工作的全局与大局之中。这就要求秘书根据组织中心的工作，找准自身工作的最佳结合点和切入点，合理安排工作重点，以使每项具体工作与组织部署、领导思路相契合。“不谋全局者，不足以谋一域。”只有秘书人员对组织全局大势做到胸中有数，才不会偏离工作的方向。
信息工作服务对象是组织和领导，这就需要秘书人员要站在组织战略的高度和领导的立场来把握关注点、兴奋点。秘书一定要紧紧围绕组织工作和领导决策的重点——中心工作、重点工作，开展信息工作。秘书工作千头万绪，秘书人员必须定期对工作安排进行科学地梳理和研判，分清主次、大小、轻重、缓急，做到统筹谋划，既兼顾组织全局部署和领导决策思路，又力争结合实际情况，准确抓住主要矛盾、始终突出工作重点。德国国家发展银行董事长的秘书史里芬就缺少围绕工作重点开展信息工作的积极性。雷曼兄弟是德国国家发展银行的业缘组织，2008年9月15日是两个组织交易的日子。按管理常识，雷曼兄弟应是德国国家发展银行风险监测的重点。雷蒙破产的信息已到处传播，而董事长的秘书却毫不知情，按正常程序在索要风险评估报告，岂不可笑？没有围绕组织当下的中心工作开展具体扎实的信息工作，是史里芬工作的最大失误。
二、秘书应该具备的信息素质和信息工作能力
由于信息数量庞大、信息质量良莠不齐、信息渠道多元，信息工作的很大。但随着领导对信息的倚重度、期待值越来越高，信息工作变得越来越重要。秘书人员是组织和领导的“信息库”，为把握好信息工作的方向盘，秘书人员必须要苦下功夫，以高度的责任心提升自己的素质和能力。
1.提高信息搜集整合能力
除了文件、信访、电话、会议、报纸杂志、调研等传统渠道外，“立体快”的广播电视、网络等传新媒体已成为主要的信息源。新媒体信息容量大、更新快，秘书收集、储存有效有益信息面临着严峻的考验。所以秘书人员必须要创新思维，在组织内部建立横向到边、纵向到底的信息网络，变“个人作战”为“集体攻坚”。只有集合群力，秘书人员才可以搜集到关乎组织的较为全面的信息，实现信息搜集工作的角落化、针点化。庞杂的信息源犹如狼藉杂乱的仓库，对有效有益的材料物品难以辨别，所以秘书人员还要具备整合加工信息的能力。整合加工信息不妨分为两步走：第一步是做好信息去粗取精、去伪存真的工作，确保信息的有效度；第二步是将一个个看似独立割裂、关联不大的信息，以重要程度、时效程度、相联性等维度进行分类，以确保信息的分级处理。收集整合信息是秘书人员基本的信息素质，也是秘书人员开展工作的基础，秘书一定要树立一个观念：收集信息要多多益善，可用信息要精益求精。
2.信息预测与信息监测能力
1950年朝鲜战争中，周恩来的军事秘书雷英夫预测出美军麦克阿瑟登陆的准确时间和地点，毛泽东对此评价到“小参谋是可以大有作为的。”[1]雷英夫的预测不是空穴来风，而是建立已有信息的科学分析基础上。在某种意义上，建立在现有信息基础上的未来推断和预见，对秘书辅政具有决定意义。技术是优化信息资源、提升信息实用价值的手段和工具。秘书人员必须要掌握一定的信息技术，如群聚类技术、数据挖掘比对、智能化分析等，并以此为助力提高自身的预测能力。
在未来预测中，要特别注意高风险信息的动态发展。是诱发企业危机的因素，秘书人员就要对其进行定位：高危害高概率、高危害低概率、低危害高概率、低危害低概率。哪怕风险发生概率很低，秘书人员也要抱着如履薄冰的心态，密切关注及时分析科学判断。只有密切监测风险信息，时时关注不良因素变化，才有可能预防事态升级。美国雷曼兄弟公司的不良信息对即将与其有巨额资金交易的国国家发展银行就是一个高风险的信息，如果德国国家发展银行的秘书人员对其信息进行紧密跟踪，那悲剧就会避免。秘书人员一定要以此为戒。
3.信息传送能力
秘书人员的信息传送能力主要体现在信息传送技巧的掌握和传送信息的质量上。信息传送的方法主要有文字材料、电话沟通、网络交流等，职业秘书人必须掌握每种技巧，这是秘书人员的基本功。同时秘书人员要承担好信息“过滤器”的角色，做好传发信息工作。首先保证上报信息的质量：一是信息真实可靠。真实是信息的生命。只有实事求是地传送客观真实的信息，才能辅助领导理清思路做出科学决策。二是信息要解渴有用。秘书工作要和领导工作、组织大局对接，因此传送信息要紧扣领导关注点，匹配领导思路，多报对路有用的适用型信息。三是做好重大事件、紧急事件的报送工作。这类信息关乎组织生存与发展，甚至关乎社会稳定与国家安全，秘书人员要及时报送，以便领导对事件的发展了然于胸，迅速做出应对决策。其次做好系统内的信息传达工作，以确保系统内的各单位、各部门上下衔接、左右联动。另外，秘书人员有时还要负责对外的信息公开工作。在对外的信息发布中一定要掌握适度的原则，什么该发布，什么不该发布，公开到什么程度……这些细节都要考虑清楚，以避免组织因信息公开所带来的损失。 4.确保信息安全的能力
确保信息安全是秘书人员重要的素质和职业操守。随着科技的进步，信息载体的增多，信息的安全受到越来越多的威胁。秘书人员是领导的近身参谋、内外上下联系协调的枢纽，在具体的工作过程中往往知密早、知密多，甚至还是某些机密的保管者，其保密能力的高低与否关乎组织的前途命运。所以，秘书人员一定要有强烈的信息保密意识，在工作环节中真正发挥“门阀”作用，在文件传达、口头交流、媒介使用、档案管理的过程中，紧绷保密弦，防止秘密信息的跑冒流漏。只有秘书将保密理念内化于心，外化于行，落到实处，组织的信息安全才会得以保证。“从发生的泄密事件的性质来分析，有近60%的属于过失泄密，主要表现为涉密人员思想麻痹，疏忽大意。”[2]“机事不密则害成”，秘书人员一定不可掉以轻心。
三、秘书信息工作应该遵循的原则
1.及时性原则
当天的信息是金子，第二天的信息是银子，第三天的信息是垃圾。秘书人员一定要注重信息工作的时效性，做到三个及时：一是及时发现信息工作中的新动向、新问题、新矛盾；二是及时寻求信息工作中的新突破、新探索、新办法；三是及时传达新精神、新举措、新政策。美国总统要求，世界每个角落发生的重大事件，五分钟他要知道，迟了就会被动。“有很多资料信息，得时则贵，失时则贱”。[3]432只有对重要信息反映快，处理快，传递快，信息的辅政效用才可以最大化的实现。重要紧急信息传达不畅，导致很多组织决策失利，德国国家发展银行即是典型实例。
2.准确性原则
准确性体现在以下几个方面：一是以实事求是的精神，报送传达真实的情况，反映真实的声音，尽量保证流通信息的客观；二是准确把握工作重点，做到急领导所需，报领导所要，向领导提供针对性强的信息，为组织决策提供参考依据；三是根据不同信息的传播范围、紧急程度、秘密程度，恰当选择报发渠道，以确保涉密信息不跑冒、紧急信息不贻误、知悉对象不遗漏；四是充分发挥信息标题的文眼作用，用准确凝练的语言体现信息价值，以引起领导关注和部门重视；五是以客观、冷静、理性的态度进行信息管理工作，以防个人感情对客观信息的参与。在这几点中，内容准确是信息传播的底线。秘书人员一定要力求报发的信息观点准确、事件准确、数据准确。对于细节不准、情况不明的信息不能草率报送。
3.全面性原则
秘书人员要对与组织有关的各方面情况有一个全景式的了解和总体把握，在搜集、报送信息的具体工作中，做到综合信息与专题信息、热点信息与常态信息、良性信息与负面信息相结合，以确保信息内容能够全面反映组织的实际情况。信息的全面性并不是指事无巨细、面面俱到，而是指在突出个体信息特点的同时对具有共性信息的整合和深度加工挖掘，以达到连点成线、连线成面的效果。只重个性不重共性、只重局部不重整体、只重成绩不重不足的信息，都存在着以偏概全的缺点，不利于反映事件的本质。
参考文献：
[1]赵英秀.周恩来的军事秘书雷英夫[J].文史天地，2009.8
[2]王川洪.从“破窗理论”谈保密工作[J].秘书工作，2005.8
[3]中国高等教育学会秘书学专业委员会.中国秘书岗位资格证书教程[C].北京：中国人民大学出版社，2009

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【摘要】：文章阐明了信息时代下高校教学秘书信息工作的重要性,分析了高校教学秘书如何做好信息工作和应具备的信息素养。

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